Hướng dẫn làm sổ sách kế toán trên Excel

Hướng dẫn làm sổ sách kế toán trên Excel

Để có thể làm tốt được công việc của người kế toán thì các bạn biết lên sổ sách, lập được BCTC trên Excel để hiểu bản chất của kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, mối quan hệ của các loại sổ sách và cách đối chiếu kiểm tra.

Nhận biết được mức độ cần thiết đó, kế toán 68 sẽ chia sẻ, hướng dẫn các bạn làm sổ sách kế toán trên Excel cho những bạn ở xa, hoặc không có điều kiện tham gia lớp học kế toán trên Excel thực tế tại công ty.
Công cụ để thực hiện hạch toán, ghi sổ đó là những mẫu sổ trên Excel, Kế Toán 68 đã xây dựng sẵn mẫu sổ sách theo cả hai quyết định 48 và 15 đây rồihướng dẫn lên sổ sách kế toán trên excel
Căn cứ để hạch toán đó là những hóa đơn chứng từ kế toán. Cái này các bạn có thể  lấy – xin tại Doanh nghiệp của mình. Các bạn sinh viên có thể liên hệ với  kế toán 68 để được cung cấp.
Quy trình hạch toán – lên sổ trên Excel được thực hiện như sau:

1.      Các công việc đầu năm tài chính:

-          Đối với các công ty đã và đang hoạt động: Công việc đầu năm của chúng ta sẽ là phải chuyển tất cả số dư cuối kỳ của năm trước sang làm số dư đầu kỳ của năm. Bao gồm cả bảng biểu sau: Bảng cân đối phát sinh tài khoản, bảng tổng hợp phải thu - phải trả, báo cáo tồn kho, khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí.
-          Trên sổ Nhật ký chung cần thực hiện ngay 2 bút toán đầu năm (để không bị quên) đó là:
+ Kết chuyển lãi lỗ ( lấy số liệu trên TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối – trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản).
+ Hạch toán thuế Môn bài. ( Từ năm 2011 trở về đây DN đang hoạt động không thay đổi vốn làm thay đổi bậc thuế - số thuế môn bài, thì
  không phải làm tờ khai nữa nên kế toán hay quên bút toán tính thuế Môn bài ( Nợ 6422/Có 3338) vì vậy các bạn nên hạch toán luôn vào đầu năm. Lúc nào mang tiền đi nộp chúng ta hạch toán khi ấy.

2.      Các công việc trong tháng:

Công ty kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung ( vì đa phần DN chọn hình thức này).
-          Nguyên tắc hạch toán kế toán trên Excel kế toán cần tuân thủ đó là:
+ Đồng nhất về tài khoản: Đã dùng tài khoản chi tiết ( Ví dụ: 1111 - tiền mặt tiền VN) là tất cả các nghiệp vụ đều phải dùng TK chi tiết, để đến lúc tổng hợp số liệu không bị sai, thiếu hụt. Tương tự đã dùng tài khoản Tổng hợp ( 111- tiền mặt VN) thì cũng vậy.
+ Đồng nhất về Mã hàng hóa: Mã hàng hóa được đặt 1 lần tại Danh mục hàng hóa, và được lấy chính xác khi nhập - xuất kho. Khi làm trên Excel các bạn không nên đánh từng lần Mã HH nên đặt dấu “ = “để mã hàng luôn chính xác.
Tương tự với Khách hàng và Nhà cung cấp cũng vậy, mỗi khách hàng chỉ có 1 mã duy nhất để theo dõi công nợ.
-          Khi doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký chung thì m
i nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải hạch toán trên Sổ Nhật ký chung, sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan. 

Trình tự thực hiện một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh tại doanh nghiệp:

1.1  Khi mua hàng hóa:
- Căn cứ vào hóa đơn trên sổ Nhật Ký chung kế toán hạch toán tăng hàng hóa: Nợ 156/ Nợ 1331/ Có 111, 112, 331..
- Nếu trong trường hợp Doanh nghiệp chưa thanh toán sẽ xuất hiện tài khoản 331 - phải chi tiết cho Nhà Cung Cấp:
+ Nếu doanh nghiệp này là lần đầu công ty bạn mua hàng ( tức là chưa có Mã nhà cung cấp) - kế toán phải sang Bảng Danh Mục Tài Khoản để khai báo.
+ Nếu đã có Mã nhà cung cấp các bạn chỉ việc đặt dấu “=” bên sổ Nhật Ký Chung và vào
 ô cần lấy TK 331... để lấy mã NCC cho chính xác.
- Sau đó sang khai báo tại sổ chi tiết/ bảng tổng hợp phải nhà cung cấp 331.
- Khi hàng về: kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho, giá trên phiếu nhập kho sẽ được cộng thêm chi phí vận chuyển/bốc dỡ (nếu có). Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán khai báo tăng hàng hóa tại Bảng kê phiếu nhập kho hàng hóa. Nếu hàng hóa đó là chủng loại lần đầu doanh nghiệp nhập thì kế toán phải đặt mã cho nó tại bảng Danh Mục Hàng Hóa để theo dõi.
- Trường hợp mua hàng phát sinh thêm chi phí vẫn chuyển/ bốc dỡ mà trên Hóa đơn có từ 2 mặt hàng trở lên - kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí mua hàng ( tại Bảng phân bổ chi phí mua hàng ) theo một trong 2 tiêu thức đơn giá hoặc số lượng để tính được đơn giá nhập kho của từng mặt hàng. Công thức phân bổ như sau:
                                             
                                                Tổng chi phí vận chuyển/ bốc dỡ
Chi Phí của mặt hàng A = --------------------------------------------- -    X Số lượng (hoặc thành tiền của mặt hàng A)
                                          Tổng số lượng ( hoặc thành tiền lô hàng)

                                                 Tổng chi phí của mặt hàng A
CP cho một mặt hàng A = ------------------------------------------
                                                    Số lượng của mặt hàng A

Đơn giá nhập kho của mặt hàng A = Đơn giá của mặt hàng A + Chi phí phân bổ cho 1 mặt hàng A.

1.2.  Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
- Căn cứ vào hóa đơn đã  lập các bạn hạch toán ghi nhận doanh thu trên Nhật ký chung (Nợ 111, 111, 131.../Có 511/Có 3331 ( bút toán giá vốn ( Nợ 632/Có 156) được thực hiện tùy vào phương pháp tính giá hàng tồn kho).
- Nếu người mua nợ tiền sẽ xuất hiện tài khoản 131..( chi tiết cho khách hàng đó). Nếu khách hàng chưa bao giờ mua hàng tại công ty các bạn cũng phải đặt mã, rồi khai báo tại sổ chi tiết/ bảng tổng hợp phải thu khách hàng 131.
- Khi xuất hàng hóa: kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho - các bạn sẽ vào bảng kê phiếu xuất kho để báo giảm hàng hóa.

1.3. Khi mua công cụ dụng cụ:
- Tùy thuộc vào cách phân bổ công cụ dụng mà chúng ta có cách hạch toán cho từng trường hợp:
+ Nếu xuất dùng ngay và đưa hết vào chi phí kế toán hạch toán trên sổ NKC như sau:
Nợ 642/641/154/627, Nợ 1331, Có 111,112,131...
+ Nếu giá trị công cụ dụng lớn, phải phân bổ chi phí cho từng kỳ, kế toán hạch toán trên sổ Nhật ký chung: Nợ 153/Nợ 1331/Có 111,112,113. (Nếu mua về xuất dùng ngay các bạn cũng  nên hạch toán qua tài khoản 153 để tiện cho việc theo dõi và quản lý nhé.)
Khi xuất dùng hạch toán: Nợ 142/242, Có 153. Đồng thời các bạn vào bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn 242 hoặc chi phí trả trước ngắn hạn 142 để khai báo.
Cuối kỳ chúng ta mới hạch toán chi phí phân bổ: Nợ 641/642/154 (tùy vào bộ phận sử dụng), Có 142/242.

1.4. Khi mua tài sản cố định:
- Hiện nay, giá trị của TS từ 30 triệu trở lên mới được gọi là tài sản cố định.
- Khi mua TSCĐ về các bạn hạch toán trên Sổ nhật ký chung: Nợ 211/ N
 1331/Có 111,112,331...
- Khi đưa TSCĐ vào hoạt động các bạn vào bảng tính khấu hao TSCĐ để khai báo.
- Cuối kỳ các bạn thực hiện bút toán trích khấu hao trên sổ Nhật  ký chung: Nợ 642/641/627/154, Có 214.

3. Các công việc cuối tháng:

- Trên sổ Nhật ký chung các bạn phải thực hiện hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ như kết chuyển thuế GTGT, tập hợp giá vốn... 
- Lập các bảng biểu: bảng tổng hợp phải thu - phải trả, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng cân đối phát sinh... 
4. Công việc cuối năm:
       Lập báo cáo tài chính.
Share on Google Plus