Hướng dẫn cách làm sổ Nhật Ký Chung trên Excel

Hướng dẫn cách làm sổ Nhật Ký Chung trên Excel

Sổ Nhật Ký Chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái.

Sau đây Kế Toán 68 sẽ hướng dẫn các bạn cách làm sổ Nhật Ký Chung trên Excel theo mẫu sổ Nhật ký chung như sau:

 

Căn cứ để ghi sổ nhật ký chung đó là các chứng từ kế toán ví dụ như Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có...
- Cột A: “ Ngày tháng ghi sổ”: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định phải bằng hoặc sau ngày trên chứng từ  (vì thực tế phải có chứng từ kế toán mới hạch toán ghi sổ được).
Cột chứng từ:
- Cột B " Số hiệu" đây là số hiệu ghi trên chứng từ:
+ Hóa đơn: là số hóa đơn ( luôn có 7 số).
+ Phiếu thu - Phiếu chi là: PC..., PT... ( dấu... là số thứ tự của phiếu thu, phiếu chi) . ví dụ như PC016.
+ Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng: ghi là GBN..., GBC...
+ các bảng biểu, hay các bút toán kết chuyển... kế toán dùng tiền tố PKT... - phiếu kế toán.
- Cột C " Ngày tháng" : các bạn ghi đúng ngày trên chứng từ.
- Cột D " Diễn giải" Ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán: ngắn gọn, xúc tích những đầy đủ, đảm bảo người không lập sỏ cũng hiểu được nghiệp vụ đó.
- Cột E " TK Nợ / TK Có " ghi số hiệu của TK ghi Nợ, ghi Có theo định khoản. Thực hiện theo nguyên tắc: Nợ trước, Có sau và mỗi tài khoản ghi một dòng như trên hình mô tả.
- Cột F " TK đối ứng " theo mẫu sổ NKC của Bộ tài chính ( QĐ 48 thì không có cột này những Kế Toán 68 đưa thêm vào nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Đối ứng ở đây là đối ứng giữa TK Nợ và TK Có như trên ảnh mô tả, để có thể lấy chính xác thì các bạn dùng phím " = " để lấy. Đối với các nghiệp vụ xuất hiện từ 3 tài khoản trở lên ( có thể là 1 Nợ, nhiều Có, hay nhiều Nợ 1 Có như hình trên thì các bạn sử dụng công thức nối như sau: TK1&”;”&TK2
Để hiểu rõ hơn Kế Toán 68 sẽ hướng dẫn các bạn làm theo nghiệp vụ phát sinh như ảnh mô tả nhé:
TK NợTK Đối ứngCách làm
 
TK Có
156331HNCĐặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng (331HNC) và bấm Enter
1331331HNCĐặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối ứng sau đó bấn vào TK đối ứng (331HNC) và bấm Enter
                                                     331HNC156;1331Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. ( Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự). ta làm: =156&";"&1331 và ấn Enter. Việc đặt dấu phẩy hay chấm phẩy là do máy tính của bạn. Nếu dấu phẩy không được các bạn đổi sang dấu chấm phẩy nhé. (Trong TH cần nối thêm 1 TK nữa các bạn chỉ việc thêm  &";"& )

- Cột " Số phát sinh"
+ Cột 1 " Nợ" : các bạn ghi số tiền tương ứng với các tài khoản Nợ trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 2 " " : ghi số tiền tương ứng với các tài khoản Có.
Chú ý: các bạn mới làm kế toán rất hay nhầm ghi số tiền này ở cùng một cột, Sẽ làm sổ không cân. Định khoản là Có 333HNC thì phải ghi bên Cột Có: 39.839.998
Để cho ra số liệu chính xác và không bị lệch KẾ TOÁN 68 khuyên các bạn sử dụng công thức để lấy các giá trị trên 2 cột số PS Nợ và số PS có.
Ví dụ: đối với TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ: các bạn dùng giá chưa thuế X Thuế suất của hàng hóa đó .
hay tổng thanh toán, hoặc công nợ các bạn dùng phép tính cộng để cộng.
Cái này có tác dụng rất lớn trong việc đối chiếu, kiểm tra xem người lập hóa đơn đã ghi đúng tiền thuế và tổng thanh toán hay chưa => Nếu có sai sót kế toán điều chỉnh luôn hóa đơn trước khi tiến hàng kê khai thuế. (Để không bị sai sang tờ khai thuế)
- Đến cuối tháng các bạn làm các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
- Sau đó các bạn thực hiện cộng tổng số phát sinh tháng bằng hàm tính tổng Sum hoặc Subtotal.
Phải đảm bảo : Tổng phát sinh bên Nợ = Tổng phát sinh bên Có 
Share on Google Plus